Emargement - Check-In

Le module de checkin vous permet de faire un émargement sur place le jour de votre événement. 

Sur le module de checkin vous pouvez activer simultanément plusieurs types de sessions selon votre événement :

• les points de contrôle (ou sessions) : permettant de créer des points de controles uniques

• les workshops : ce type de checkin reprend automatiquement les sessions de votre programme, et permet de scanner les participants inscrits à ces sessions

Config

L'onglet Config vous présente les différents paramétrages de votre émargement. Un paramétrage par défaut est disponible à l'activation du module, vous pouvez ensuite le modifier selon votre événement.

La configuration est divisée en trois points :

• Points de contrôle

• Ateliers

• Synchronisation

Points de contrôle

Compléter les éléments que vous souhaitez mettre à jour sur l'application.

1. Autoriser le checkout sur les sessions : par défaut désactivé

2. Afficher la barre de filtre : à chocher si vous souhaitez afficher les onglets dans l'app

3. Template du titre : par défaut nom + prénom

4. Template du sous titre : par défaut email

5. Utilisateurs ordonnés selon le champs : par défaut ordre alphabétique

Ateliers

Liste des ateliers

1. Cacher les atelier : à activer si vous ne souhaitez pas afficher les ateliers sur l'application de checkin

2. Afficher la barre de filtre : à cocher si vous souhaitez afficher les onglets dans l'app

3. Mode de filtre : pour selectionner les sessions que vous souhaitez faire remonter sur l'app

4. Ateliers groupés sur la page d'accueil : pour choisir le tri des sessions sur la page d'accueil de votre app de checkin

5. Ateliers ordonnés selon le champ : pour ordonner vos sessions d'une manière spécifique

6. Champs à afficher sur une carte atelier : pour customiser les éléments affichés sur vos ateliers dans l'app

Paramètre du scan

1. Autoriser le checkout sur les sessions : permets de scaner les participants qui entrent et sortent (une fois ou à plusieurs reprises) pour connaitre la jauge de présents et de no show par exemple

2. Autoriser l'ajout d'un utilisateur à la session : permet d'ajouter parmi les présents à une session des participants de dernière minute

3. Autoriser le dépasser de quotas (surbooking) : dans le cas de no show vous pourrez alors faire rentrer de nouveaux participants sur la session sans que le systeme ne prenne en compte le quota renseigné

4. Autoriser l'inscription d'un utilisateur à une session à la volée lors du scan : permet d'ajouter parmi les inscrits à une session des participants de dernière minute

5. Les infos de l'utilisateurs visibles dans la popup de scan : permet de customier les informations utilisateurs visibles dans la pop up qui apparait au moment du scan

Utilisateurs

1. Afficher la barre de filtre : à cocher si vous souhaitez afficher les onglets dans l'app

2. Afficher uniquement les utilisateurs inscrits à la session

3. Template du titre : par défaut nom + prénom

4. Template du sous titre : par défaut email

5. Utilisateurs ordonnés selon le champs : par défaut ordre alphabétique

Masquer un atelier dans l'app

Vous avez la possibilité de rendre visible seulement certains Ateliers sur l’app de check-in.

Il vous faut seulement décocher le bouton bleu associé à la session concernée.

Synchronisation

Permet de définir la fréquence à la quelle les données de l'application (sessions, ateliers, utilisateurs) doivent êtres rafraîchies. Une fréquence par défaut a été définies. Si vous avez des questions ou des besoins spécifiques sur la synchronisation, rapprochez-vous de votre chef de projet.

Ajouter une session

Dans l'onglet Sessions, cliquez sur Ajouter une sessions et complétez les champs obligatoires.

1. Nom de la session : nom voulu pour votre session
2. Sous-titre
3. Collection des utilisateurs : participants mais aussi possibilité de checker les speakers, exposants...
4. Utilisateurs concernés par la session : permet de filtrer les utilisateurs présents dans la session
5. Date de début / fin : permet de regrouper les sessions par date
6. Lieu : permet de regrouper les sessions par lieu
7. Autoriser la création de participant : permet de créer un participant depuis l'application de checkin, et le checké sur la session

Vous pouvez modifier, afficher les détails, dupliquer ou supprimer une session existante en cliquant sur les points de suspensions à droite d'une session existante.

Staff

Créer des accès admin à l'app de checkin depuis l'onglet staff.Vous pouvez vous connecter simultannément au même compte ou créer un compte par personne.

Pour celà il suffit d'ajouter pour chaque compte :

• Adresse mail

• Mot de passe

L'application AppCraft Checkin

L'application de checkin est disponible publiquement sur les stores : 

https://onelink.to/appcraft-checkin

Pour accéder à votre événement, connectez vous avec les identifiants précédemment créés dans l'onglet Staff.

Vous arrivez ensuite sur la page d'accueil de votre checkin où vous pourrez retrouver selon votre événement vos points de controle, ateliers et rendez-vous.

Cliquez sur les différentes entrées pour visualiser toutes les sessions de checkin de la liste.

Vous pourrez ensuite retrouver dans chaque session :

• Tous : Tous les utilisateurs

• Présent : Les utilisateurs checkin (en vert dans le listing)

• Partis : Les utilsateurs checkout (en bleu dans le listing)

• Aucun : Les utilisateurs qui n'ont pas encore été scanné

Vous pouvez scanner les utilisateurs depuis l'application avec leur qrcode, ou faire une recherche par nom pour les checker manuellement.

Statistiques

Le téléchargement des exports se fait via le backoffice Appcraft.

Cliquez sur une session pour obtenir les statistiques détaillées.

Vous pourrez alors télécharger :

• L'historique des scans

• La liste de tous les participants avec leur statut

• La liste des participants présents

• La liste des participants absents