Documentation AppCraft EVENTS

Gestion des inscriptions

Rooming

Rooming - Dashboard

L'onglet dashboard permet d'avoir une vue globale de votre rooming, mais également de paramétrer vos types de chambres, et vos sessions de rooming

Liste d'hôtels

Récapitule les hôtels et le nombre de chambre par type de chambre, par hôtel.

Nombres affichés

Les nombres affichés sont le nombre de chambre par type de chambre au total, peu importe si certaines sont déjà réservées ou non

Chambres récemment créées

Ce block permet d'afficher les dernières chambres créées. En cliquanr sur "détails, vous pouvez accéder aux détails de toutes les chambres créées.

Participants inscrits et éligibles

Ce graphique permet en un coup d'oeil, de savoir :

Avec chambre : le nombre de participants qui ont une chambre réservée
En attente de validation : le nombre de participants ayant reçu une demande de partage de chambre mais n'ayant pas encore répondu
Sans chambre : le nombre de participants n'ayant pas de chambre, et pas de demande en attente de validation

Demandes de rooming

Acceptées : le nombre de chambres acceptées
En attente : le nombre de chambres en attente
Refusées : le nombre de demandes de partage de chambre refusées

Type de chambres

Le block type de chambre vous permet de créer tous vos types de chambres pour tous vos hôtels (ex : twin, single...)

Pour ajouter des types de chambre, cliquez sur le petit crayon à droite du block :

Une popup s'ouvre avec les différentes informations à renseigner :

Type de chambre : le type de chambre, sera visible par le participant dans le formulaire. Cela peut être Twin, comme cela peut être "Twin vue mer" par exemple

Nombre de personnes par chambre : ici, il faut renseigner le nombre de personne que peut accueillir la chambre. Si c'est 1 personne, alors 1 seule personne pourra être affecté à la chambre. Si c'est 2 par exemple pour une twin c'est minimum 2 / maximum 2. Une twin ne pourra pas être validée avec 1 seule personne dedans

Création

Il faut créer vos types de chambres pour pouvoir ajouter vos hôtels dans l'onglet dédié

Configurations des sessions

Ce block vous permet de préparer et conditionner les sessions de rooming qui seront affichées côté participant lors du choix de l'hôtel et / ou binôme de chambre

Les sessions de rooming permettent de paramétrer quels participants ont accès à quelle type de chambre, mais également de faire matcher les participants sur les chambres avec plusieurs personnes.

Le paramétrage de ces sessions permet donc d'afficher le bon type de chambre et les bons potentiels binômes de chambre dans le formulaire ou sur la solution mobile pour les participants

Création des sessions

Si vous avez des chambres singles et des chambres avec plusieurs participants, il faut créer 1 session pour les singles, et 1 session pour les chambres multiples

Créer une session de rooming

Pour créer une session de rooming, vous devez appuyer sur le bouton +

Une popup va s'ouvrir dans laquelle vous pouvez entrer les informations relatives à la session que vous souhaitez créer

Informations d'affichage de la session

A l'ouverture de la popup, les premiers champs à renseigner sont :

Titre : Titre de votre session, uniquement présent en back-office. Par exemple : Config 1 - chambre Single
Pour qui afficher : Permet de filtrer pour n'afficher la session que pour ceux concernés. Par exemple, dans le cas de chambres Twin, vous ne souhaitez l'afficher que pour ceux ayant "Chambre Twin" dans le listing participant. C'est ici que se fait cette condition
Créateur de room : Permet de filtrer les participants autorisés à faire des demandes de chambre

Rooms

La partie Rooms vous permet d'affecter des types de chambre à la session
Dans la liste déroulante Catégories de chambres à inclure, vous retrouverez tous les types de chambres paramétrés en amont avec votre chef de projet

Matching

L'onglet matching permet de matcher les participants sur les champs présents dans la liste de participants

La première étape est de l'activer via le bouton bleu sur la droite

Participants à matcher : Permet de faire un premier filtre. Par exemple, vous voulez faire matcher tous les participants venant de France. vous pouvez ensuite affiner le matching avec le champ champs à matcher
Champs à matcher : vous pouvez sélectionner ici les champs des participants à matcher

Matching

Les champs à matcher vont se baser sur les valeurs présentes dans la colonne pour matcher.
Par exemple, si vous choisissez la colonne "civilité", les participants ayant la même valeur dans ce champ pourrons s'inviter à partager des chambres.
Si vous incluez plusieurs champs, le matching se fera sur chacun d'eux et matchera les personnes ayant les mêmes valeurs dans chacune des colonnes.

Mails

La partie mails va vous permettre de paramétrer les différents mails automatiques

Invité à une chambre : Ce mail sera automatiquement envoyé au participant invité à partager une chambre
Chambre validée : Ce mail est envoyé à tous les participants de la chambre, une fois que celle-ci est validée
Chambre rejetée : Ce mail est envoyé au créateur de la chambre, quand son roomate a refusé la demande. Cela permet au créateur de la chambre de faire une nouvelle demande
Chambre quota atteint : Ce mail est envoyé automatiquement à tous les invités de la chambre, si le quota a été atteint entre la demande de partage de chambre et la validation de celle-ci

Quota atteint

Le mail "Chambre quota atteint" est un mail paramétré par sécurité.
Le rooming AppCraft pré-bloque 1 quota pour toute chambre créée. Si celle-ci est validée, le quota est confirmé.
Si la demande est refusée, le quota est relaché.
Cependant, si tous les participants arrivent en même temps pour faire des demandes de chambre, il se peut qu'il y ai un conflit de quota.

Supprimer : Vous pouvez supprimer votre session de rooming avec le bouton en bas rouge.