Participants - Personnaliser les colonnes

Pour ajouter / modifier une colonne de votre base de données, cliquez en haut à droite puis sur "Modifier les colonnes".

Au clic, une barre sur le côté apparaitra, elle recense toutes les colonnes déjà présentes.

Ajouter une colonne

Tout en bas de la sidebar, se trouve un bouton "Ajouter" pour créer vos nouvelles colonnes.

Au clic, une pop-up s'ouvre vous permettant de choisir le type de colonne souhaitée, 2 types de colonnes :

• Les colonnes de type système : il vous suffit de cocher les colonnes à ajouter et valider en bas (nom / prénom / email / numéro de téléphone / thumbnail (photo du participant) / connecté à la plateforme, statut mailing, statut d'inscription...)

• Les colonnes personnalisées : vous permet d'ajouter vos colonnes dédiées à l'événement, et 100% personnalisées

Les colonnes du bloc "Bilan Carbone" :

N'apparaissent que lorsque le champ bilan carbone est mis dans le formulaire. 

Créer une colonne "compte administrateur" pour les notifications

Si vous avez le module notification, vous avez la possibilité de créer des notifications directement depuis la plateforme si vous êtes tagué "admin". Pour cela vous devez activer une colonne "Compte administrateur", puis s'assurer que les personnes en charge de ces notifications aient bien la colonne de cochée sur leur ligne dans la base de données participants.

 

Les colonnes spécifiques : 

Accompagnants

Lorsque vos participants ont la possibilité d'ajouter des accompagnants dans leur formulaire, 2 colonnes vous seront utiles :

• Invité par : cette colonne sera rempli par le nom de la personne invitante, sur la ligne de chaque accompagnant
• Invités : cette colonne contiendra le nom de ses invités sur la ligne de chaque invitants

 

Statut mailing

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes de type "statut mailing" qui vous permet de remonter le statut d'envoi d'un mail en particulier

Dans le champ "Template Email", vous choisissez le ou les Templates concernés, puis vous enregistrez

Ainsi, vous aurez une colonne qui remonte le statut de ce ou ces mails. Cela permet, en 1 coup d'œil, de voir si par exemple le mail d'invitation a été reçu, ouvert, cliqué…

 

Email CC

Vous pouvez ajouter un champ "email CC" vous permettant d'ajouter les adresses des personnes que vous souhaitez informer sans qu'elles soient les destinataires principaux.

Les personnes en CC voient également à qui l'e-mail est adressé, ainsi que les autres personnes mises en copie.

Pour cela, ajouter une colonne de type "String" et lui attribuer impérativement le nom interne "cc".

• Si plusieurs adresses e-mail doivent être stockées dans cette colonne, elles doivent être séparées par un point-virgule (";").
• Exemple : exemple1@mail.com;exemple2@mail.com

Si l'information doit être collectée via le formulaire, le champ correspondant dans le formulaire doit obligatoirement porter le nom "cc".

Email Copié Caché ( CCI) 

Si vous avez des personnes à mettre en copie cachée, c'est à dire envoyer un email à plusieurs destinataires sans que ceux-ci voient les adresses des autres, il suffit de reprendre les mêmes éléments mais changer le nom interne en "bcc". 

      La colonne Vol

La colonne dédiée aux vols vous offre la possibilité, à vous ou aux participants, d'indiquer les informations relatives à leurs voyages.

Lors de la création de cette colonne, il est important de sélectionner le type de vol (aller ou retour) et d'attribuer un nom approprié.

Une fois ce champ ajouté, en tant qu'administrateur, vous aurez la possibilité de saisir les informations relatives aux vols des participants en cliquant sur la colonne correspondante dans votre tableau des participants :

Lorsque vous cliquez sur le bouton "+", vous aurez la possibilité de saisir les informations relatives au vol. Cela vous permettra par la suite d'effectuer une recherche du vol correspondant aux données fournies. Si un vol correspondant est disponible, un pop-up s'affichera, facilitant ainsi la finalisation et l'enregistrement de ces informations.

Organiser l'ordre des colonnes

Pour organiser l'ordre de vos colonnes, vous pouvez les déplacer grâce un système de "drag and drop" sur les trois petites barres à gauche des colonnes.

Modifier une colonne

Si vous souhaitez modifier l'entête d'une colonne, cliquez sur la colonne concernée.

Vous avez ensuite la main pour modifier le "Nom affiché" de votre colonne.

Le détail de chaque colonne

Dans "modifier les colonnes", au clic sur une colonne, vous trouverez différentes informations.

1. Nom affiché : Cela correspond au nom d'entête de vos colonnes. Vous avez la main pour le modifier.
2. Nom interne : Cela correspond à la valeur utilisée pour le paramétrage par votre chef de projet.

   3.  Obligatoire : Cocher cette case rend le champ obligatoire lors de l'ajout d'utilisateurs manuel, en import ou en mise à jour.
   4.  Utiliser dans la recherche : Cocher cette case permet d'utiliser les informations de cette colonne lors de recherche effectuée via la barre de recherche de la base de données.
   5.  Afficher dans les exports : Cocher cette case permet d'afficher cette colonne par défaut dans tous vos exports du back-office : check-in, inscriptions aux session, etc.