Anticipez et programmez vos Mails
Programmation
L'onglet "programmés" vous permet de créer des templates de mail à programmer sur différents critères :
- Sur des sessions de l'agenda
- Sur des champs date/heure des participants
- A une date / heure précise
Vous retrouvez tous les Mails programmés dans cet onglet :
- Le titre "Mail Contact" correspond au nom du template de mail.
- Le tag "participants" précise le public cible, qui dans ce cas, sont les participants.
- Le texte qui suit indique les conditions d'envoi de ce mail : il sera adressé à tous les participants n'ayant pas encore répondu à l'invitation, c'est-à-dire ceux pour qui le champ "registered" est vide.
- Enfin, la dernière information fournie est la date d'envoi, que vous pouvez retrouver sur la même ligne.
Vous avez également la possibilité de filtrer l'affichage des Mails programmés :
1- Afficher tous les Mails ayant été programmés (envoyés ou pas encore envoyés)
2- Afficher tous les Mails programmés (n'ayant pas encore été envoyés)
3- Afficher les Mails programmés et envoyés uniquement
4- Afficher les Mails en attente d'envoi
Pour programmer un envoi, plusieurs possibilités s'offrent à vous :
Programmer un Mails à une date précise
Dans ce cas, vous devrez sélectionner le modèle de mail à envoyer, définir la date et l'heure souhaitées, ainsi que choisir le mode d'envoi. Vous pouvez opter pour un envoi automatique, ce qui signifie que le mail sera envoyé automatiquement à l'heure indiquée, ou pour un envoi manuel, qui nécessitera que vous cliquiez sur le bouton "envoyer".
Si vous avez plusieurs collections, vous pourrez sélectionner celle que vous souhaitez utiliser, ainsi que définir une condition pour cibler une catégorie spécifique d'invités.
Programmer un Mails à la création d'un utilisateur
Le Mails peut également être envoyé à la création d'un participant. Il sera automatiquement envoyé au participant dès qu'il sera créé
Programmer un Mails à l'inscription d'un utilisateur
Le Mails peut également être envoyé à l'inscription d'un participant. Il sera automatiquement envoyé au participant dès qu'il se sera inscrit à l'événement
Veuillez noter que si vous avez déjà configuré un mail automatique pour votre formulaire en cas d'inscription depuis le module "formulaire", il n'est pas nécessaire de le programmer à nouveau ici. Sinon, le participant pourrait recevoir un mail de confirmation en double.
Programmer un Mails pour valider/rejeter l'inscription d'un participant en attente d'une modération
Dans le cas où vous avez mis en place une modération pour votre événement, vous aurez la possibilité de programmer des mails de confirmation et de rejet à destination des participants, qui seront envoyés une fois leur inscription modérée par les administrateurs.
Dans ce cas il faudra donc choisir depuis le bouton "programmer un envoi" les options validation et rejet d'un partiicpant à moderer.
Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous demandant de renseigner un lot d'informations :
Vous commencerez par indiquer un titre qui permettra d'identifier clairement l'objectif du mail programmé. Ensuite, sélectionnez le modèle de mail désiré ainsi que la collection appropriée, qui sera généralement "participants" dans ce contexte. Vous pouvez également définir une condition si vous souhaitez que le message soit adressé uniquement à une catégorie spécifique de destinataires. Pour terminer, dans le champ "envoyer à", vous aurez la possibilité de choisir entre "utilisateur" pour cibler tous les participants ou "personnalisé", ce qui nécessitera que vous fournissiez la liste des adresses email des utilisateurs concernés.
